Esta Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais (“Política”) tem como objetivo definir os períodos de retenção dos dados necessários ao se realizar o Tratamento de Dados pela Swedish Match S.A. (“Swedish Match”).

Os termos desta Política aplicam-se à Swedish Match e a seus Colaboradores, sendo de responsabilidade de todos a sua observância e a garantia do seu cumprimento adequado.

Esta Política complementa, e não substitui, a Política de Governança de Dados e demais políticas que fazem parte do Programa de Privacidade.

RETENÇÃO

Os Dados Pessoais tratados pela Swedish Match precisam estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ao longo de todo o seu ciclo de vida – desde a coleta e o armazenamento e o acesso, até o compartilhamento e a retenção e eliminação. Por essa razão, as atividades de tratamento de dados pessoais da Swedish Match foram mapeadas e estão informadas nos Registros de Operações de Tratamento (ROPAs).

A planilha Tabela de Temporalidade LGPD – Swedish Match (Anexo 1) traz os tempos de retenção/eliminação de dados estabelecidos nos ROPAs.

Os períodos de retenção estabelecidos nos anexos podem ser alterados em determinados casos, como, mas não limitados a:

(i) Investigações em andamento das autoridades, em caso de utilização de Dados Pessoais para comprovar cumprimento de quaisquer requisitos legais;

(ii) Para exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;

(iii) Novas determinações legais; ou

(iv) Limites técnicos das atividades. 

DESCARTE

Como regra geral os Dados Pessoais tratados pela Swedish Match serão eliminados conforme prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade LGPD – Swedish Match (Anexo 1), quando atingirem as finalidades para as quais foram coletados ou os prazos informados no ROPA de cada atividade.

Após esses prazos, os dados deverão ser descartados no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:

(i) Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pela Swedish Match;

(ii) Estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos Dados Pessoais;

(iii) Transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na LGPD; e

(iv) Uso exclusivo da Swedish Match, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

Antes da eliminação dos Dados, deve-se garantir que:

(i) A finalidade foi realmente alcançada e os Dados deixaram de ser necessários ou pertinentes para o alcance da finalidade almejada;

(ii) Não há nenhum trabalho envolvendo os Dados Pessoais pendente em qualquer parte do negócio;

(iii) Não há litígio ou investigação em curso, ou determinação pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, envolvendo os Dados Pessoais;

(iv) Solicitações de acesso ou consentimento do titular dos Dados Pessoais ativas ou pendentes, resguardado o interesse público;

Cumpridas estas etapas e verificada a desnecessidade da manutenção dos Dados Pessoais eles deverão ser eliminados.

Uma vez tomada a decisão de eliminação, os Dados Pessoais devem ser excluídos, triturados ou destruídos.

O método de destruição pode variar a depender da natureza do documento. Quaisquer documentos físicos que contenham Dados Pessoais, devem ser completamente desconfigurados antes do descarte. Os Dados em meio digital devem passar por um comprovado processo de eliminação eletrônica segura, conforme orientações técnicas do responsável pela Tecnologia da Informação.

Caso tenha qualquer dúvida sobre o conteúdo desta Política, a forma como os Dados são utilizados ou por qualquer razão precisar se comunicar sobre assuntos envolvendo os Dados Pessoais tratados pela Swedish Match, pedimos a gentileza de entrar em contato com a equipe de privacidade, por meio do seguinte e-mail privacidade@swedishmatch.com.